Jak posegregować dokumenty za pomocą segregatorów
Widzisz papiery wszędzie w swoim domu? Masz papiery piętrzące się na biurku? Czy potrzeba ci czasu, aby od razu znaleźć potrzebne dokumenty? Jeśli na jedno z tych pytań odpowiesz "tak", musisz znaleźć sposób, aby rozładować papierkową robotę. Najlepiej zacząć od tego.
W końcu jestem w stanie poradzić sobie z tym projektem. Potrzebuje czasu, cierpliwości, ale możesz to zrobić w jeden weekend, a twoje życie będzie lepsze. Koniec z brakiem terminu płatności rachunków. Dokumenty można znaleźć łatwo i szybko. Możesz to zrobić.
Papier przechowuję w 3-obrączkowych segregatorach w przeciwieństwie do wiszącej szafki na akta, ponieważ trzyma papier w porządku i trzyma go raczej razem, mając luźne papiery. Mnie też jest łatwiej go przechowywać i łatwiej go znaleźć. Zajmuje to więcej miejsca niż wisząca szafka na akta, ale ta metoda działa dla mnie lepiej i wygląda bardziej estetycznie.
Zaczynajmy, dobrze?
- Spoiwa. Używam segregatorów do przechowywania moich ważnych akt, więc już je mam. Osobiście lubię 1,5-calowy segregator na starter. Nie jest za duży, ale w sam raz.
- Dzielniki - aby podzielić ogólny temat na pewne sekcje. Lubię używać plastikowych przekładek z dwoma kieszeniami. Mogę tu włożyć dowolne luźne karty.
- Page Protectors - do ważnego dokumentu papierowego nie chcesz wybić na nim dziury, ani do przechowywania innych dokumentów, takich jak karty, paszporty itp.
- 3-dołkowy dziurkacz
- Zszywacz
- Niszczarka do papieru. Przygotuj to, bo będzie ci potrzebne do oczyszczenia.
- Naklejki samoprzylepne na tymczasową etykietę
- Szafka/szafka wypełniająca/kartoteka - wyznaczone miejsce, w którym będą przechowywane na stałe wszystkie pliki/ segregatory.
- Przestronna, przejrzysta przestrzeń do ułożenia wszystkich papierów bez żadnych zakłóceń
Po zebraniu wszystkich narzędzi, jesteś gotowy do zwijania. Oto kroki, których używam do zorganizowania pracy papierkowej:
1. Sortowanie luźnych papierów na kilka kategorii
zbierając cały swój luźny papier do kupki obok siebie. Następnie, rozdzielając każdy papier na kategorie, układamy cały papier w tej samej kategorii w jednej kolumnie na dużej przestrzeni. Zazwyczaj układam wszystkie papiery na dywanie wewnątrz mojego biura, ale jeśli masz duży stół, możesz to zrobić. Jeśli chcesz zobaczyć listę kontrolną dla szablonu kategorii, możesz zapisać się do subskrypcji, a ja wyślemy ją na Twój e-mail.
Zapisz każdą utworzoną przez siebie kategorię w notatce post-it. Będzie to pomocne w przygotowaniu etykiet do segregatorów.
2. Struktura
Sortując papiery, gdy tylko zobaczysz jakieś przestarzałe papiery lub śmieciowe listy, możesz je niszczyć. W ten sposób, kiedy skończysz rozdzielać te papiery, nie będziesz miał już żadnych stosów papieru.
3. Przygotowanie segregatorów
Stwórz etykietę dla każdego segregatora według kategorii, którą wykonałeś podczas procesu sortowania. Stworzyłem dla Ciebie szablon etykiet segregatorów, wystarczy, że zapiszesz się do subskrypcji, a ja wyślemy Ci go na Twój e-mail. Uczynić go pięknym, aby nie był tylko nudnym miejscem. Kiedy skończysz, będziesz szczęśliwy, że to widzisz. Ułatwi to również odnalezienie poszukiwanego segregatora w jednym spojrzeniu.
Etykietuj każdy segregator i jesteś gotowy do włożenia papierów do segregatorów. Nie zapomnij użyć dzielnika, aby podzielić się na sekcje.
4. Przechowywanie segregatorów
Mam tę dużą szafkę, w której przechowuję ważne dokumenty, które dostałem od IKEA. Folder może być przechowywany w pozycji pionowej i ma również blokadę. Wewnątrz szafki są trzy piętra. Więc, używam najwyższych półek do rutynowych czynności, takich jak konserwacja domu, rachunki za media i wkrótce. Druga półka będzie dotyczyła finansów. Ten dolny, którego użyłem do zaopatrzenia w papier. Ta szafka jest naprawdę duża, więc wciąż mam dobrą przestrzeń.
5. Praca paierowa
Poczekaj, jeszcze nie skończyłeś. Musisz się dowiedzieć, jak to utrzymać. Kluczem jest zaplanowanie przepływu pracy papieru. Na przykład, gdy otrzymujesz pocztę, musisz dowiedzieć się, gdzie chcesz przechowywać pocztę tymczasowo, dopóki nie będziesz miał czasu na jej przechowywanie w stałej przestrzeni. Prosimy o wyznaczenie miejsca lądowania dla poczty przychodzącej, a nie blatu kuchennego. Używam sortera poczty przymocowanego do ściany. Te ładne rzeczy to te papierowe stosy, które nie zajmą miejsca na moim biurku ani na blacie kuchennym.