12 cech najlepszego produktu Workflow

Napisany przez Howie Fenton Starszy konsultant ds. technologii, NAPL Ostatnio zostałem poproszony przez drukarnię franczyzową z Salt Lake City o opisanie, jak wyglądałby ostateczny przepływ pracy pod względem cech i funkcjonalności. Po udzieleniu odpowiedzi, pytanie wciąż krążyło mi po głowie, ponieważ dodawałem, modyfikowałem i usuwałem funkcje, aż w końcu stworzyłem tę listę. Jeśli nie ograniczałyby mnie praktyczne ograniczenia (różne pakiety oprogramowania nie komunikują się ze sobą), chciałbym, aby mój wymarzony przepływ pracy 1. Automatyzować śledzenie i konwersję klientów z przychodzących kampanii marketingowych (Google AdWords, zapytania online) do systemu CRM. 2. Przeniesienie informacji o nowym kliencie z systemu CRM do systemu Print MIS, utworzenie biletu pracy i umożliwienie śledzenia piętra pracy. 3. Zapewnienie narzędzia do szacowania, które może być używane przez personel lub dostępne przez rozwiązanie Web to Print i przeniesienie danych szacunkowych do biletów pracy. 4. Umożliwienie klientom dostępu do rozwiązania Web to Print z cenami, umożliwienie im ponownego zamawiania standardowych produktów na podstawie miniatur, zamawiania żądanej ilości przy użyciu wielu opcji wysyłki, obejrzenia dowodu w formacie PDF i obciążenia karty kredytowej lub przesłania informacji rozliczeniowych do systemu Print MIS w celu rozliczenia. 5. Ułatwiaj projektowanie szablonów dla standardowych produktów, takich jak wizytówki. 6. Transfer informacji z obu szacowanych zadań i zamówień online do osoby planującej, która może przetestować scenariusze "co jeśli", aby zobaczyć, jak przenoszenie pracy wokół wpłynie na resztę harmonogramu. 7. Zbieranie informacji z szacowanych miejsc pracy, zamówień online, stron FTP, i przenieść go do obszaru projektowania z wszelkich przesłanych grafiki, dokumentów tekstowych, notatki specjalne, itp. 8. Automatyzacja plików preflight dla najczęstszych problemów, takich jak brak czcionek, niewłaściwy schemat kolorów, folie, niższe grafiki, itp. 9. Przekazywanie informacji o statusie zadań do systemu CRM, powiadamiając pracowników o postępach, takich jak: "otrzymaliśmy twój plik", "tutaj jest dowód PDF", "twoja praca jest gotowa do odbioru lub dostawy" i "tutaj jest twój numer śledzenia". 10. Posiadanie narzędzi do przenoszenia powtarzających się kroków prepress na serwer i skryptowanie procesu przy użyciu strategii gorących folderów do tworzenia PDF, preflight, korekcji kolorów, impozycji, itp. 11. Automatyczne generowanie faktur, które pokazują rzeczywisty vs. szacowany czas materiałów i produkcji, żądają zatwierdzenia opłat i przekazują te informacje do systemu CRM. 12. Zawierać narzędzia do mailingu, realizacji i zarządzania zapasami do monitorowania i zarządzania back-end systemu. Jakie funkcje powinny znaleźć się w Twoim "wymarzonym" produkcie workflow? - Howard Fenton jest konsultantem i doradcą biznesowym w NAPL. Howie doradza drukarniom komercyjnym i zakładom produkcyjnym w zakresie porównywania wydajności z liderami branży, zwiększania produktywności poprzez zarządzanie przepływem pracy, dodawania i integrowania nowych usług cyfrowych oraz zwiększania wartości poprzez badania klientów.